Combinar correspondencia es una herramienta típica de Word, que se utiliza para generar tantos documentos como destinatarios del mismo haya. Los documentos pueden ser cartas, etiquetas o sobres, aunque el uso más extendido de la combinación de correspondencia son las cartas personalizadas.
Son necesarios dos archivos: uno con los datos de los destinatarios y otro con el documento (carta, sobre o etiqueta) que se desea generar. El documento que almacena los datos debe tener formato de tabla, esto es con filas y columnas, a cada una de las filas se le llama registro y a las columnas campos.
Vamos a ver cómo utilizar Excel para almacenar datos y combinarlos con Word para generar cartas.
En el archivo de Excel hay que tener en cuenta:
- la primera fila debe tener rótulos o etiquetas.
- es conveniente que en la hoja donde se encuentran los datos no haya más información.
- los datos deben formar un rango regular sin filas o columnas en blanco.
- que no tenga ningún título, de lo contrario es posible que se interprete como un campo o registro más.
Como ejemplo vamos a utilizar una lista de datos almacenada en Excel que tiene ocho columnas. El rango de la tabla es A1:H23
En este archivo podemos añadir, modificar y borrar datos, y lógicamente todos los cambios que hagamos en Excel se reflejarán después en el documento combinado de Word. Introducimos los datos en Excel y almacenamos el archivo como clientes.xlsx.
Abrimos Word para crear la carta. En la ficha Correspondencia, Iniciar combinación de correspondencia, Cartas.
A continuación debemos establecer un vínculo entre este documento y los datos almacenados en Excel; así que vamos a la opción Seleccionar destinatarios, Usar lista existente. Buscamos en la unidad y carpeta correspondientes el archivo de Excel clientes.xlsx y lo abrimos. En el cuadro que aparece a continuación indicamos en qué hoja del libro se encuentra la tabla con los datos.
En nuestro caso es la Hoja1, además comprobamos que la opción La primera fila de datos contiene encabezados de columna está activada. Al volver al documento de Word colocamos el cursor en el lugar adecuado para insertar los datos de los destinatarios, y una vez allí se insertan los campos de la Hoja1 del archivo clientes.xlsx. Para eso vamos a volver a Correspondencia, al grupo de opciones Escribir e insertar campos y hacemos clic sobre el icono Insertar campo combinado.
La lista que aparece muestra todos los campos, los vamos seleccionando y colocando según queremos que aparezcan en cada una de las cartas.
Guardamos el archivo como carta a clientes.docx. Ahora que la carta está vinculada a los datos, ya se pueden generar tantas como registros hay en la tabla de Excel.
Antes de combinar la carta podemos hacer una prueba para ver el aspecto final y cambiarlo si fuera necesario (todos los cambios se reflejarán después en cada carta), incluso podemos ir visualizando las cartas de una en una con la opción Vista previa de resultados.
Una vez hechas todas las comprobaciones y con la carta ya terminada llega el momento de generar tantas como destinatarios. Para eso utilizaremos la opción Finalizar y combinar, que completa la combinación de correspondencia. Esta opción tiene tres opciones, vamos a verlas de forma detallada.
Editar documentos individuales permite generar las cartas para imprimirlas después. Esta opción nos lleva al cuadro Combinar en un documento nuevo.
- Todos nos da como resultado tantas cartas como registros hay en la tabla de Excel.
- Registro actual da una única carta como resultado, en concreto la que coincide con el número de orden del registro. Si es el 1 aparecerá la carta del primer registro de la tabla de Excel.
- Desde… Hasta… permite generar un número concreto de cartas para un grupo de registros (Desde: … Hasta: …). En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero. En Hasta: ponemos el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el último. Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
La opción Imprimir documentos es igual que la anterior, pero las cartas van directamente a la impresora.
Enviar mensajes de correo electrónico permite enviar cada carta del resultado de la combinación en un correo electrónico. Además de indicar qué grupo de registros queremos enviar (como las dos opciones anteriores) debemos completar los parámetros del mensaje que se va a enviar. Para que esta opción funcione es imprescindible tener un campo cuyo contenido sea el e-mail del destinatario y además tener instalado un programa de correo electrónico compatible con MAPI, por ejemplo Microsoft Outlook 2007. En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la dirección de e-mail del destinatario. En Asunto: escribimos el texto que figurará en el asunto del mensaje. En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos.
Mandar una carta a cada uno de los clientes.
De la opción Finalizar y combinar activamos Editar documentos individuales, en el cuadro Combinar en un documento nuevo seleccionamos la opción Todos y a continuación Aceptar. Si todo ha ido bien, tendremos ahora dos documentos de Word: la carta modelo, carta a clientes.docx y el resultado de la combinación, llamado Cartas1, el 1 sale porque es la primera vez que combinamos.
Como la carta modelo está almacenada la podremos seguir combinando más veces; por lo que el resultado de la combinación se puede generar tantas veces como sea necesario, luego no hace falta guardar este documento. Conforme vaya cambiando la carta modelo, y vuelva a combinar, los cambios se reflejarán en cada carta, y el documento de la combinación se llamará Cartas2, Cartas3, etc.
Una vez terminado, se tienen dos documentos: la tabla de Excel y la carta de Word. En principio son dos documentos normales, se pueden cerrar guardando los cambios y listo, pero están vinculados. Si posteriormente tuviera que volver a generar las cartas deberá tener especial cuidado con lo siguiente. Al volver a abrir el documento de Word aparecerá el siguiente cuadro.
Es muy importante activar la opción Sí, de esta forma se volverá a activar el vínculo entre los dos programas y se podrá volver a generar las cartas procediendo de la forma que ya hemos visto.
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